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      1. 會(huì)議管理 | 降低會(huì)議成本,提升會(huì)議效率

        會(huì)議對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是最常見(jiàn)的內(nèi)部溝通方式,開(kāi)會(huì)往往是為了解決問(wèn)題,但是,如果開(kāi)會(huì)的方法不對(duì),不僅問(wèn)題沒(méi)有解決,反而“會(huì)”越開(kāi)越累。

        我司的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)通過(guò)明確的任務(wù)設(shè)定考核目標(biāo),幫助企業(yè)規(guī)范會(huì)議執(zhí)行流程,提高重大會(huì)議的傳達(dá)率、執(zhí)行力和監(jiān)督審批率,從多方面提高企業(yè)會(huì)議決議的執(zhí)行效率,打破企業(yè)會(huì)議“議而不決、決而不行、行而不果”的尷尬局面。

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        一、規(guī)范會(huì)議流程,有序申請(qǐng)

        企業(yè)每天大會(huì)、小會(huì)不斷,涉及資源、人力多,怎樣合理安排會(huì)議室、確保每場(chǎng)會(huì)議時(shí)間不沖突、參會(huì)人員不缺勤,從而保證會(huì)議召開(kāi)效率呢?

        【會(huì)議有序申請(qǐng)】

        相關(guān)人員可以隨時(shí)通過(guò)流程申請(qǐng)會(huì)議,明確具體會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人等,在申請(qǐng)過(guò)程中根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議室信息臺(tái)賬,查看會(huì)議室使用情況,合理安排會(huì)議,及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。

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        【考勤及時(shí)生成】

        OA系統(tǒng)在和微信、人力資源系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上,通過(guò)人臉識(shí)別或者掃描微信二維碼等方式,智能簽到,將識(shí)別出的人員信息回傳至OA系統(tǒng),形成考勤記錄,提高出勤率。

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        二、落實(shí)任務(wù),明確責(zé)任

        “會(huì)議開(kāi)完就了事”的現(xiàn)象已經(jīng)成了許多企業(yè)會(huì)議遇到的老大難,很多人只帶著聽(tīng)報(bào)告的心態(tài)參會(huì),會(huì)上形成的任務(wù)誰(shuí)去執(zhí)行?怎樣監(jiān)督執(zhí)行效果?

        【記錄決議落實(shí)任務(wù)】

        會(huì)議結(jié)束后,相關(guān)人員可以通過(guò)泛微會(huì)議管理系統(tǒng),提交會(huì)議記錄,將會(huì)議決議劃分為一個(gè)個(gè)任務(wù),落實(shí)到具體的人,明確任務(wù)檢查人和完成時(shí)間等,提交后,會(huì)議任務(wù)即刻下達(dá)。 

        【任務(wù)狀態(tài)一目了然】

        當(dāng)具體任務(wù)生成后,會(huì)議執(zhí)行人可以在“我的任務(wù)”內(nèi),隨時(shí)查看任務(wù),通過(guò)任務(wù)臺(tái)賬,及時(shí)了解任務(wù)執(zhí)行狀態(tài),如未提交、待審批等,確保不遺漏。

        【任務(wù)執(zhí)行實(shí)時(shí)監(jiān)督】

        泛微會(huì)議管理系統(tǒng)可設(shè)立會(huì)議檢查人,隨時(shí)通過(guò)任務(wù)臺(tái)賬監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行情況,一旦出現(xiàn)延時(shí)等情況,可隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)提醒執(zhí)行者。

        三、報(bào)表記錄全程信息

        企業(yè)每年/月召開(kāi)會(huì)議情況怎么獲悉?會(huì)議任務(wù)執(zhí)行情況如何查看?會(huì)議考核從何抓起?

        【考核報(bào)表】

        詳細(xì)記錄具體人員的會(huì)議出勤情況、任務(wù)執(zhí)行情況、所關(guān)聯(lián)的是哪場(chǎng)會(huì)議,提高考核公正性、公平性。

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        【會(huì)議報(bào)表】

        明確記錄企業(yè)每年/月開(kāi)過(guò)哪些會(huì)議、召開(kāi)時(shí)間等信息,幫助管理層理清各類會(huì)議召開(kāi)頻率,效率高。

        【任務(wù)報(bào)表】

        幫助企業(yè)形成詳細(xì)的會(huì)議任務(wù)臺(tái)賬,清晰記錄執(zhí)行者、檢查人、執(zhí)行狀態(tài)等信息,方便管理層實(shí)時(shí)查看。


        會(huì)議管理具體價(jià)值

        1、規(guī)范流程,高效地申請(qǐng)與召開(kāi)會(huì)議,避免會(huì)議有沖突

        2、以結(jié)果為導(dǎo)向,會(huì)議任務(wù)落實(shí)到人,執(zhí)行結(jié)果可追蹤

        3、記錄會(huì)議的全程信息,提高審批、監(jiān)督效率

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